Verslag vergadering OC 27/11/2013 – 20u

1.Goedkeuring van de dagorde en vorig verslag

 Stephane informeert naar de verloren messen en vorken.  We hebben hier niets meer van gehoord (ook niet van Koen), dus deze zouden toch terug gevonden zijn bij Levi (bij de teruggave zou daar 1 bak opzij gezet zijn die initieel niet meegeteld werd).

2. Kasverslag

Hiervan moeten nog een aantal facturen betaald worden (o.a. vinyl kleuterklassen, verbruikskosten gemeentehallen)

De leden van het oudercomité stemmen in met een gift/klas aan de school voor de Sintgeschenken.  Tevens gaat iedereen akkoord om een deel van de opbrengst van schoolfeest en eetfestijn aan de school te schenken voor de gordijnen in de kleuterklassen

3. Te bespreken onderwerpen

a. Nieuwe versie statuten / huishoudelijk reglement OC, goedkeuring en ondertekening

Dit agendapunt werd reeds op de vorige vergadering kort aangehaald.  Op basis van een model van het VCOV werd een nieuw huishoudelijk reglement opgesteld ter vervanging van de statuten die het laatste aangepast werden in 2004.  De belangrijkste wijzigingen situeren zich op de volgende punten:

-        Het engagement om lid te kunnen zijn van het oudercomité (en dus te mogen stemmen) wordt concreter omschreven

-        De termijn van een bestuursperiode wordt verlengd van 2 naar 3 jaar

-        Het bedrag waarover bij wijze van uitzondering het bestuur tussen twee vergaderingen van het OC zelf over kan beslissen wordt opgetrokken tot 500€.

Stephane vraagt of er, gezien het kleine aantal aanwezigen, vandaag over dit nieuwe huishoudelijk reglement gestemd zal worden.  Hierop wordt door het bestuur geantwoord dat het duidelijk was dat dit een belangrijk punt was (ook zo omschreven in de uitnodiging van de vergadering) voor deze vergadering.  Ook de rest van de aanwezigen wil dit op deze vergadering afronden.  Hierop geeft Stephane een aantal bemerkingen op het huishoudelijk reglement:

-        De link met de oorsprong/het ontstaan van het oudercomité is verdwenen in de tekst

-        Er is geen verwijzing meer naar de ‘christelijke principes’

-        Het is goed dat het engagement van de leden van het OC scherper geformuleerd is, maar misschien wordt de lat nu wel te hoog gelegd

-        Het optrekken van de termijn van een bestuursperiode van 2 naar 3 jaar

-        Het optrekken van het bedrag waarover het bestuur zelf kan beslissen tussen twee vergaderingen

Na gedachtenwisseling wordt afgesproken om de tekst van het huishoudelijk reglement nog aan te passen wat betreft de eerste drie punten door:

-        Onder punt 1 te verwijzen naar de oprichting van het OC in 1984 en onder punt 10 te zeggen dat dit huishoudelijk reglement de statuten vervangt.

-        De verwijzing naar de christelijke principes in te schrijven onder punt 3. 

-        M.b.t. het engagement van de leden te verwachten dat men één i.p.v. twee vergaderingen van het OC bijwoont, naast het actief meewerken aan een van de activiteiten van het OC

Tevens wordt bij punt 7 (‘algemene vergadering’) toegevoegd dat hier de ledenlijst opgesteld wordt van het OC zoals die bekend is bij het begin van het schooljaar.

Wat betreft het optrekken van de termijn van de bestuursperiode, wenst het bestuur de voorgestelde drie jaar te behouden.  Dit heeft niets te maken met angst om verantwoording af te leggen (dit gebeurt in de feiten immers op elke vergadering van het OC, maar wel omdat op die manier de continuïteit beter verzekerd kan worden, zeker in geval van nieuwe mensen in de bestuursploeg die een zekere inwerkperiode nodig hebben.  Ook moet dit toelaten om als bestuursploeg op wat langere termijn te werken.  Tevens zijn er afspraken voorzien in het huishoudelijk reglement wat er moet/kan gebeuren als mensen gedurende deze periode het bestuur verlaten.

Wat betreft het optrekken tot 500€ (i.t.t. 125€ die in de statuten staan) wordt gezegd dat 500€ overeenkomt met de borg die gegeven moet worden als men bvb. materiaal huurt bij de gemeente.  Daarnaast blijft het het streven dat over elke uitgave overlegd wordt in het OC en dat op elke OC-vergadering ook in alle openheid het kasverslag gegeven wordt.  Daarnaast voorziet punt 9.3 van het huishoudelijk reglement ook expliciet een afspraak over de goedkeuring via e-mail.

Over het huishoudelijk reglement (met hogervermelde wijzigingen) wordt vervolgens gestemd.  7 van de aanwezige OC-leden stemmen voor, 1 lid stemt tegen.  Hierdoor is het huishoudelijk reglement goedgekeurd en vervangt dit de statuten van 22 juni 2004.  Stéphane vraagt om zijn bezwaar tegen de optrekking van de bestuursperiode tot 3 jaar en de optrekking van het bedrag tot 500€ expliciet in het verslag op te nemen.

b. lidmaatschap VCOV

Philippe en Els zijn naar een oudercafé geweest georganiseerd door het VCOV.  Ze hebben hier interessante info gekregen o.a. m.b.t. verzekering voor activiteiten georganiseerd door het OC en elektronische communicatie (zie www.gimme.eu).  Het verslag van dit oudercafé is ook rondgegaan tijdens de vergadering van het OC.

Gezien de interessante informatie wordt voorgesteld om opnieuw lid te worden van het VCOV (90€/jaar).  Hierdoor krijgen ook alle OC-leden toegang tot de site van het VCOV.  De vergadering stemt hier mee in.

c. feest/nieuwjaarsetentje februari 2014

Dit is vorige OC-vergadering al even aangehaald en is ondertussen verder uitgewerkt binnen het bestuur.  Op 1 februari zou een dansfeest voor iedereen georganiseerd worden in Eurotuin (start 2130) voorafgegaan door het nieuwjaarsetentje van het OC (1900).  Een DJ ligt reeds vast en het is de bedoeling om minstens volledig kostendekkend te zijn.  Tevens wordt er van het OC niet verwacht dat er die avond gewerkt wordt, dus iedereen kan mee feesten.  Er zal met kaarten gewerkt worden (die vooraf gekocht moeten worden) aangezien de capaciteit van het Eurotuincafé beperkt is tot 300 mensen.  De prijs per kaart zal opgesteld worden in functie van de kostenraming.  Alle ideeën m.b.t. het thema/kleur/etc. voor het dansfeest mogen doorgegeven worden aan het bestuur.  De uitnodiging zal zo snel mogelijk verspreid worden.

4. Komende activiteiten:

De eerstvolgende komende activiteit waar medewerking van het OC verwacht wordt is het grootouderfeest op 22 januari 2014.  De vraag naar helpende handen zal gesteld worden.  Qua concept zou het om een optreden gaan waar de grootouders samen met hun kleuters naar toe gaan in twee groepen.  Het reftergebeuren blijft hetzelfde als de vorige jaren.

5. Werkgroepen

a. Schoolkrantje

Na de bespreking in de vorige OC-vergadering is de werkgroep schoolkrantje aan de slag gegaan om het concept te vernieuwen.  Er zijn verschillende actiepunten opgelijst maar gezien de tijdsbesteding is het niet evident om hier snel vooruitgang te boeken.  Vanuit de werkgroep wordt gemeld dat het bestaande concept niet tijdsintensief is, maar dat alle ideeën die circuleren mogelijk een grotere tijdsbesteding van de werkgroep zullen vragen en dat dit niet evident is.  In ieder geval is het niet mogelijk om tegen januari een nieuw concept uit te werken.  Een belangrijke vraag is ook of dit eigenlijk een taak is van het oudercomité.

Zonder volledig te zijn, zijn dit een aantal elementen die in de gedachtenwisseling naar voor zijn gekomen m.b.t. de vernieuwing van het schoolkrantje:

-        Schoolkrantje in krantenformaat

-        Een vakantieboek voor de kinderen

-        Hogere frequentie

-        Schoolkrantje laten maken door een werkgroep van kinderen, ondersteund/begeleid door ouders en/of leerkrachten

-        …

Wordt vervolgd.

b. verkeer

-        Vanuit Diksmuide is er een vraag geweest hoe het fietsexamen bij ons georganiseerd wordt. Stephane meldt dat het een aantal praktische vragen waren en dat hij deze beantwoord heeft.  Er zijn ook nog vragen geweest van andere scholen.

-        Er is ook een eerste vergadering geweest van de werkgroep waarop ook de nieuwe leden aanwezig waren.  Alle informatie m.b.t. het fietsexamen is toegelicht binnen de werkgroep en de data voor het fietsexamen van dit schooljaar zijn vastgelegd.

-        De parkeerproblematiek rond de school wordt ook opgevolgd.  Er zijn foto’s getrokken, maar het is nog niet duidelijk wat er mee gedaan gaat worden.  Op zich valt het aantal foutparkeerders wel mee.  In dit opzicht vraagt Stéphane of de politie daadwerkelijk heeft opgetreden tegen foutparkeerders zoals aangekondigd.  Deze vraag zal gesteld worden aan directeur Geert.

c. feest

Op het vorige OC is reeds een eerste evaluatie gebeurt van het eetfestijn.  Ondertussen is dit ook in de werkgroep gebeurd.  Naar volgend jaar zijn er een aantal aandachtspunten genoteerd o.a. m.b.t. het natellen van het gehuurde materiaal (probleem van de messen en vorken zoals aangehaald op het vorige OC), testen van alle installaties (verwarming!) en de drankbediening in de zaal.  De opbrengst bedraagt 5.452,48€.  Dit ligt in dezelfde lijn als vorig jaar, ondanks een aantal hogere kosten.

6. Nieuws van de school

-      De school dankt het OC voor de vinyl in de kleuterklassen en de bijdrage voor de Sintgeschenken en de gordijnen.

-       De school vraagt aandacht voor de problematiek van het te laat komen.  Voor de lagere school stelt dit probleem zich niet zo, maar het is wel een probleem aan het worden binnen de kleuterschool, waar door het te laat komen de start in de klassen verstoord wordt, zeker als het afscheid nemen tussen kleuter en ouder wat lang duurt.  Vanuit het OC wordt gesuggereerd om de afspraken hieromtrent nog eens te communiceren via de blauwe brief.

7. Vragen aan de school

-        Wat zijn de afspraken m.b.t. het sluiten van het poortje aan de kleuterspeelplaats omdat het onlangs gebeurde dat het reeds afgesloten was voor 8u30 terwijl de rijen nog buiten stonden en ouders dus moesten rondlopen.  De school stelt dat in dit geval het poortje waarschijnlijk te vroeg gesloten was wat in principe niet zou mogen en zal dit verder intern ook bespreken zodat iedereen de afspraken daaromtrent op dezelfde manier toepast.